Tips bij het zoeken naar de juiste vergaderlocatie

Het huren van een vergaderlocatie is tegenwoordig helemaal zo raar niet meer. Heel veel bedrijven maken er gebruik van en er zijn erg positieve verhalen over. Maar waar let je op bij het uitzoeken van de juiste vergaderlocatie? Wij geven je wat tips!

De reden

Waar je allereerst naar kijkt is de reden waarom je een vergaderlocatie nodig hebt. Ga je brainstormen met je team? Dan is het belangrijk dat er een grote tafel in de ruimte is en er genoeg stoelen zijn. Als er presentaties gegeven gaan worden moet de opstelling natuurlijk weer helemaal anders zijn. Dat er een beamer aanwezig moet zijn in de ruimte is niet het enige waar je op moet letten. De gehele opstelling veranderd wanneer er presentaties plaats gaan vinden in plaats van overleg en een brainstormsessie. De ruimte van elke vergaderruimte is anders en heeft zo zijn eigen voordelen. Daarom is het goed om eerst te kijken naar wat je precies gaat doen met je team in de vergaderruimte. Zo kan je gemakkelijker kiezen voor welke ruimte je gaat en welke opstelling.

Attributen

Zoals er al eerder besproken werd, heb je met elke vergadering andere attributen nodig. Als je met je team een brainstormsessie gaat houden, is het wel handig als er een groot schrijfbord aanwezig is in de ruimte. Zo kan je gezamenlijk de bevindingen opschrijven bespreken. Niet alleen een grote tafel waar je allemaal aan zit, maar ook blokken papier, stiften en pennen zijn belangrijk bij een brainstormsessie. Wanneer er een presentatie wordt gegeven, is een beamer en een digibord natuurlijk onmisbaar.

De locatie

Wat ook erg belangrijk is om naar te kijken, is de locatie van de vergaderruimte. Je team komt uiteraard niet uit hetzelfde dorp. Iedereen heeft een andere woonplaats en daarom is het belangrijk dat de vergaderruimte centraal is. Hou ook rekening met het openbaar vervoer. Je kunt je nogal vergissen in het aantal mensen die geen eigen auto tot beschikking hebben en overal komen met het openbaar vervoer. Voor de mensen die wel met de auto komen moeten er ook parkeerplaatsen beschikbaar zijn. Zoals je ziet zijn er nog genoeg dingen waar je rekening mee moet houden bij het huren van de vergaderlocatie. Doe onderzoek naar de woonplaatsen van je team, hoe ze zichzelf vervoeren en welke vergaderlocatie het beste past bij iedereen van je team. Plaats desnoods een poll zodat iedereen kan stemmen. Op basis van de resultaten kan je misschien ook beter een keuze maken.